Блог викладача Полегенько Наталії Святославовни: Науково-методична діяльність

Тема: Основні рівні та стилі управління

Управління — це процес впливу однієї особи на іншу відповідно до поставлених завдань.

Рівні управління - цей прояв розподілу праці в організаціях. Нині все більш і більш явною стає тенденція до спеціалізації професійної діяльності, при якій кожен працівник(чи кожен підрозділ) виконує наказані йому функції і не залучається до виконання інших функцій.

Горизонтальний і вертикальний розподіл праці.

Організації, досить великі для того, щоб забезпечити чітке розмежування в роботі керівників і не керівників, зазвичай мають великий обсяг управлінської роботи, яка теж повинна бути розділена. Одна з форм поділу управлінської праці носить горизонтальний характер: розміщення конкретних керівників на чолі окремих підрозділів (наприклад, начальники фінансового відділу, виробничого відділу і служби маркетингу). Як і в разі горизонтального поділу праці для виконання виробничих робіт, вертикально розділена управлінська робота повинна бути скоординована, щоб організація могла домагатися успіху в своїй діяльності.

Деяким керівникам доводиться витрачати час на координування роботи інших керівників, які в свою чергу, також координують роботу керівників, поки, нарешті, ми не спускаємося до рівня керівника, який координує роботу неуправленческого персоналу - людей, фізично виробляють продукцію або надають послуги. Таке вертикальне розгортання поділу праці в результаті утворює рівні управління.

Незалежно від того, скільки існує рівнів управління, керівників традиційно ділять на три категорії. Соціолог Талкотт Парсонс розглядає ці три категорії з точки зору функції, виконуваної керівником в організації. Відповідно до визначення Парсонса на технічному рівні в основному займаються щоденними операціями і діями, необхідними для забезпечення ефективної роботи без зривів у виробництві продукції або наданні послуг.

Особи, які перебувають на управлінському рівні, в основному зайняті керуванням і координацією всередині організації, вони узгоджують різноманітні форми діяльності та зусилля різних підрозділів організації. Керівники на інституціональному рівні зайняті в основному розробкою довгострокових (перспективних) планів, формулюванням цілей, адаптацією організації до різного роду змін, управлінням відносинами між організацією і зовнішнім середовищем, а також суспільством, в якому існує і функціонує дана організація.

Більш загальновживану спосіб опису рівнів управління полягає у виділенні наступних категорій керівників (керуючих):

1.керівники низової ланки , або операційні управляючі

2. керівники середньої ланки

3. керівники вищої ланки

Керівники нижньої ланки

Молодші начальники, яких також називають керівниками першої(низового) ланки або операційними керівниками, - це організаційний рівень, що знаходиться безпосередньо над робітниками і іншими працівниками(не керівниками).

Молодші начальники в основному здійснюють контроль за виконанням виробничих завдань для безперервного забезпечення безпосередньою інформацією про правильність виконання цих завдань. Керівники цієї ланки часто відповідають за безпосереднє використання виділених їм ресурсів, таких як сировину і устаткування.. Велика частина керівників взагалі - це керівники низової ланки. Більшість людей починають свою управлінську кар'єру в цьому.

Дослідження показують, що робота керівника низової ланки є напруженою і наповненою різноманітними діями. Вона характеризується частими перервами, переходами від одного завдання до іншого.

Керівники середньої ланки

Робота молодших начальників координується і контролюється керівниками середньої ланки. За останні десятиліття середня ланка управління значно виросла і за своєю чисельністю, і за своєю значимістю. У великій організації може бути стільки керівників середньої ланки, що виникає необхідність в розділенні цієї групи.

І якщо таке розділення відбувається, то виникає два рівні, перший з яких називається верхнім рівнем середньої ланки управління, другий - нижчим. Таким чином утворюється чотири основні рівні управління : вищий, верхній середній, нижчий середній і низовий.

Типовими посадами керівників середньої ланки управління є: завідувач відділом(у бізнесі), декан(у коледжі), що управляє збутом по регіону або по країні і директор. Керівник середньої ланки часто очолює великий підрозділ або відділ в організації. Характер його роботи більшою мірою визначається змістом роботи підрозділу, чим організації в цілому.

Наприклад, діяльність начальника виробництва в промисловій фірмі в основному включає координування і управління роботою керівників низової ланки, аналіз даних про продуктивність праці і взаємодії з інженерами по розробці новій продукції.

В основному, проте, керівники середньої ланки є буфером між керівниками вищого і низового ланок. Вони готують інформацію для рішень, що приймаються керівниками вищої ланки, і передають ці рішення зазвичай після трансформації їх в технологічно зручній формі, у вигляді специфікацій і конкретних завдань низовим лінійним керівництвом.

Персональні комп'ютери ліквідовували деякі їх функції і змінили інші, давши можливість керівникам вищої ланки отримувати інформацію безпосередньо за своїм робочим столом прямо з першоджерела, замість того, щоб піддавати її фільтрації на рівні керівників середньої ланки. Керівники вищої ланки відповідають за прийняття стратегічно найважливіших рішень для організації в цілому або для основної частини організації.

Наприклад: Якщо вище керівництво фірми вирішує перекласти корпорацію на випуск продукції, яка не в змозі боротися з конкуренцією, то керівники середнього і низового ланок мало що можуть зробити, щоб перешкоджати великому провалу.

Сильні керівники вищої ланки накладають відбиток своєї особи на увесь вигляд компанії. Тому успішно діючі керівники вищої ланки у великих організаціях цінуються дуже високо, і їх праця оплачується дуже високо. Проте діяльність керівника вищої ланки пов'язана з напруженим темпом і величезним об'ємом роботи, що багато в чому пояснюється тим фактом, що робота керівника вищої ланки не має чіткого завершення.

Керівник вищої ланки, частіше може обмежитися контролем контролюючої і стратегічної ланки, оскільки управління ця середня ланка. І навіщо втрачати час, якщо в цей час можна диверсифікуватися і, або будувати новий ступінь, або будувати свою другу компанію.

Вищий організаційний рівень - керівництво вищої ланки - всього кілька чоловік. Типові посади керівників вищої ланки у бізнесі - це голова Ради, президент, віце-президент корпорації і скарбник корпорації. У армії їх можна зіставити з генералами, в середовищі державних діячів - з міністрами, а в університеті - з ректорами.

Отже, істотна особливість сучасної структури управлінського апарату великих фірм полягає у відділенні стратегічних і координаційних завдань управління від оперативної діяльності: вищий рівень управління орієнтований в першу чергу на розробку стратегічних напрямів і цілей розвитку, координацію діяльності в глобальному масштабі, ухвалення найважливіших, виробничо-господарських рішень; середній рівень покликаний забезпечити ефективність функціонування і розвитку фірми шляхом координації діяльності усіх підрозділів; низовий рівень зосереджений на оперативному рішенні завдань по організаційній діяльності у рамках окремих структурних підрозділів, головним завданням яких є виконання встановлених завдань по випуску продукції і отриманні прибутки.

Засоби і методи для досягнення поставлених цілей оперативна ланка управління розробляє і здійснює самостійно, проте лише у рамках тих зв'язків, які встановлюють усередині фірми і регулюються вищим керівництвом.

По специфіці управління підприємством(конкретній управлінській діяльності) розрізняють наступні види управління(, орієнтовані на основні функціональні області) :

- виробниче управління (у широкому сенсі відображення практичної діяльності конкретного підприємства);

- маркетинг(як інструмент взаємодії і адаптації господарської діяльності підприємства до ринку);

- інноваційние управління (як що забезпечує конкурентні переваги і ефективність функціонування підприємства в конкурентному середовищі);

- фінансове(управління фінансовою діяльністю підприємства);

- управління персоналом і так далі.

Стратегічне управління є специфічною управлінською діяльністю, що входить(як правило) у виняткову компетенцію вищого рівня управління і спрямований на забезпечення досягнення успіху підприємства в цілому і її структурних підрозділів.

Виробниче управління включає процес управління виробництвом, у тому числі технологічний менеджмент, і тісно пов'язаний з маркетинговим, інноваційним і фінансовим менеджментом в процесі організації і реалізації управління підприємством.

Управління персоналом. Суть мистецтва адміністратора полягає в тому, щоб зуміти правильно організувати і направити дії персоналу, знайти ефективні методи узгодження дій і зусиль багатьох людей для досягнення цілей підприємства. Успіх діяльності підприємства приходить тоді, коли кваліфікований менеджер породжує і організовує активну поведінку працівників, а їх взаємодію забезпечують ефективну виробничу діяльність і цілеспрямованість. В силу цього важливій складовій загального менеджменту підприємства і одним з основних його видів є управління персоналом, що розглядається у рамках окремої дисципліни

Склад функцій, прав і обов'язків адміністратора на кожному рівні управління має свою специфіку.

Вищий рівень управління організацією(вище керівництво підприємства, корпорації) формує цілі, стратегію і політику підприємства, приймає рішення з найважливіших питань, пов'язаних з випуском нових виробів, утворенням філій(у тому числі зарубіжних), освоєнням нових ринків, взаємовідносинами з конкурентами і іншими питаннями розвитку підприємства в сьогоденні і майбутньому.

Середній рівень управління забезпечує розробку і реалізацію оперативних планів, формування і реалізацію процедур впровадження прийнятих вищим керівництвом рішень. Менеджери середнього рівня управління мають широку свободу дій при реалізації рішень і планів, прийнятих вищим керівництвом.

Нижній рівень менеджменту забезпечує безпосереднє управління роботою виконавців. Менеджери цього рівня(керівники груп, бригадири, майстри і інші фахівці) забезпечують виконання оперативних планів і рішень середньої ланки управління.

Загальний менеджмент на підприємстві охоплює менеджмент підприємства(корпорації) в цілому і відповідно включає усі рівні і усі функціональні області(сфери) управління.

Під словом "стиль" розуміють ту особливість, яка часто не має певного кількісного виміру і сприймається нами інтуїтивно, як щось, що відрізняє один об'єкт від іншого. У літературі використовують такі поняття як "стиль керівництва" і "стиль управління" між якими ставлять знак рівняння, крім того є таке поняття як "стиль керівника". Дамо їх визначення.

Стиль управління, або керівництва - це гнучка манера поведінки керівника щодо співробітників, яка змінюється в часі залежно від ситуації і виявляється в способах виконання управлінських робіт, підпорядкованих керівнику співробітників.

Керівник - це працівник, який очолює підприємство, наділений необхідними повноваженнями для прийняття рішень і несе всю повноту відповідальності за результати роботи очолюваного ним колективу. Керівники організують підготовку управлінських рішень, приймають управлінські рішення і контролюють їхнє виконання.

Стиль керівника - це сукупність типових і відносно стабільних методів впливу керівника на підлеглих з метою ефективного виконання управлінських функцій і тим самим завдань, що стоять перед організацією.

Існують традиційні і сучасні підходи до визначення стилю керівництва. Вперше стилі керівництва були визначені К. Левіном як авторитарний, демократичний і ліберальний. Пізніше деякі автори внесли зміни в їх назву і тепер ці ж стилі називають директивний, колегіальний і пасивний.

Авторитарний (директивний, диктаторський) стиль управління: для нього характерне тверде одноосібне прийняття керівником всіх рішень, жорсткий тотальний контроль за виконанням рішень із погрозою покарання, відсутність інтересу до працівника як до особистості. За рахунок постійного контролю цей стиль управління забезпечує цілком прийнятні результати роботи (за непсихологічними критеріями: прибуток, продуктивність, якість продукції може бути високими), але недоліків більше, ніж переваг:

1) висока ймовірність помилкових рішень;

2) придушення ініціативи, творчості підлеглих, уповільнення нововведень, застій, пасивність співробітників;

3) незадоволеність людей своєю роботою, своїм положенням у колективі;

4) несприятливий психологічний клімат, що обумовлює підвищене психологічно-стресове навантаження і шкідливий для психічного і фізичного здоров'я.

Цей стиль управління доцільний і виправданий лише в критичних ситуаціях (аварії, бойові воєнні дії і т.п.). Але в автократа є і привабливі риси. Люди цього типу найчастіше мають прямо-таки блискавичну реакцію, енергійні і розумні, рішуче переборюють труднощі.

Демократичний (колективний) стиль управління: управлінські рішення приймаються на основі обговорення проблеми, врахування думок і ініціатив співробітників, виконання ухваленого рішення контролюється і керівником, і самими співробітниками, керівник проявляє інтерес і доброзичливу увагу до особистості співробітників, до їхніх інтересів, потреб, особливостей.

Демократичний стиль є найефективнішим, тому що він забезпечує високу ймовірність правильних, зважених рішень, високі виробничі результати праці, ініціативу, активність співробітників, задоволеність людей своєю роботою і членством у колективі, сприятливий психологічний клімат і згуртованість колективу.

Демократ не уникає відповідальності за власні рішення або помилки підлеглих, по заслугах хвалить або лає, свої вказівки формулює чітко і переконливо

Основна мета демократичного керівника - створити згуртований колектив відданих працівників.

Передумова цього стилю: здатність співробітників самостійно ставити цілі і конструктивно вирішувати конфлікти. Для демократичного стилю зазвичай характеризується проведенням безлічі нарад, уважне ставлення до ідей кожного співробітника, щедру винагороду бажаного поведінки і слабка критика незадовільної роботи.

Демократичний стиль управління найбільш ефективний:

- коли співробітники - знавці своєї справи;

- коли потрібно координувати діяльність співробітників;

- коли керівник не впевнений, який підхід йому краще вибрати.

Демократичний стиль управління найменш ефективний:

- в кризових ситуаціях, коли немає часу на наради;

- коли співробітники відрізняються низьким професіоналізмом, погано обізнані або потребують постійної опіки і контролі.

Поради щодо ефективного використання демократичного стилю управління.

Проводьте наради для обміну інформацією.

- Тримайте співробітників в курсі того, що відбувається, часто влаштовуйте наради для обміну думками і важливими відомостями.

- Проводьте наради на демократичних принципах. Для організації таких нарад буде потрібно вміння управляти ходом зустрічі. Ви повинні вміти розробляти детальну порядку денного, стежити за регламентом, повинні знати, як розговорити мовчунів і як стримати натиск занадто активних ораторів. Вам також буде потрібно вміння уважно слухати і завжди зберігати терпіння і самовладання.

- Завжди ведіть протокол наради.

- Залучайте співробітників до прийняття рішень. Попросіть співробітників допомагати Вам у прийнятті важливих рішень. Для цього Вам, зрозуміло, потрібно буде познайомити їх з необхідними фактами і присвятити в усі тонкощі.

- Намагайтеся прийти до консенсусу. Не варто робити вчинок або приймати рішення до тих пір, поки кожен працівник не висловить свою думку і не зможе погодитися з Вашим вибором і визнати, що в даних обставинах кращої альтернативи немає.

- Цінуйте хорошу роботу. Заохочуйте хороших працівників і відзначайте їх зусилля за допомогою методів морального і матеріального стимулювання.

Ліберальний (пасивний, нейтральний) стиль управління. характеризується, з одного боку, можливістю кожного висловлювати свої позиції, але реального врахування і узгодження цих позицій не прагнуть досягти, а з іншого боку, навіть ухвалені рішення не виконуються, немає контролю за їхньою реалізацією, все спущено на "самоплив", внаслідок чого результати роботи зазвичай низькі, люди не задоволені своєю роботою, керівником, психологічний клімат у колективі несприятливий, немає ніякого співробітництва, немає стимулу сумлінно трудитися, частини роботи складаються з окремих інтересів менеджерів підгруп, можливі приховані і явні конфлікти, іде розшарування на конфліктуючі підгрупи.

Коли доречний подібний метод управління?

Позитивний приклад ліберального стилю керівництва - сфера наукових досліджень або дослідно-конструкторських розробок. В даному випадку колектив складається з висококласних фахівців, які, як правило, не приймають зайвого тиску і контролю. В цьому випадку керівникові варто зупинитися на ліберальному методі управління. Непогано приживається лібералізм і в творчому середовищі, проте, якщо співробітники не "горять" роботою, то вона ризикує стати на місці. Творчі люди схильні до депресій, застоїв і так далі, в такі моменти лідерові необхідно міняти тактику управління, проявляючи велику жорстокість.

Ліберальний стиль керівництва не часто зустрічається серед жінок, оскільки їм властиві емоційність і бажання втрутитися, допомогти. Проте саме жіноча емоційність призводить до того, що грамотна жінка-керівник інтуїтивно шукає найбільш відповідний для колективу і поточного стану компанії стиль управління. Крім того, до ліберального стилю керівництва схильні жінки, чутливі до критики. В цьому випадку вибір методу управління продиктований небажанням зіпсувати з ким-небудь стосунки, і усі плюси лібералізму нівелюються слабохарактерністю керівника. Він не може відстояти свою позицію і діяти в екстремальний ситуаціях, вважаючи за краще робити упор на діючі положення і чітке дотримання посадових інструкцій.

Подібний Ліберальний стиль керівництва

Наприклад керівник протримається на своєму місці лише у тому випадку, якщо в компанії рідко виникає потреба приймати оригінальні і відповідальні рішення, а також не існує особливої потреби втручатися в справи підлеглих.

Як же оцінити успіх вибору того або іншого шляху управління? Дуже просто - по дії на продуктивність. Проте важливо враховувати критерії усього робочого процесу, починаючи з розробки продукції, організації процесу і закінчуючи управлінням персоналом.

Грамотний керівник не лише адаптивний до різних ситуацій, він уміє також формувати найбільш сприятливу ситуацію для компанії, змінюючи організацію праці і підбираючи відповідні кадри

При виборі стилю керівники користуються наступними основними критеріями:

- наявність достатньої інформації і досвіду в підлеглих;

- рівень вимог, що пред'являються до рішення;

- чіткість і структурованість проблеми;

- ступінь причетності проблеми до справ організації і необхідність узгоджувати з ними рішення;

- імовірність того, що одноособове рішення керівника одержить підтримку виконавців;

- зацікавленість виконавців у досягненні цілей;

- ступінь імовірності виникнення конфліктів між підлеглими в результаті прийняття рішень.

Оптимальним сам по собі не може бути жоден з основних або навіть проміжних стилів керівництва. Оптимальним може бути лише динамічний стиль, що міняється зі зміною ситуації і об'єктів управління. Зокрема, правильна думка "... уміння керувати - це вміння міняти стиль керівництва". Справді, жоден зі стилів управління не повинен намертво "приклеюватися" до керівника. Стиль повинен бути динамічним.

Оберіть свій стиль:

Стиль управління №1. Зростання через креативність

Молода компанія впроваджує нову бізнес-ідею в прагненні популяризації свого продукту. Усі співробітники компанії, у тому числі власник бізнесу, роблять усі. Мотивований підприємець зі своїм оточенням єдиним результатом, без встановлених правил і авторитетів. Розглянемо приклад колегіального демократичного стилю управління компанією, який характерний для молодих організацій без зайвої бюрократії. Нещодавно один підприємець створив компанію "rurмаркетинг". Клієнт звернувся в компанію для розробки сайту. Участь у вирішенні проблеми брала повністю уся команда, у тому числі директор, що став одним з виконавців. Група працювала під керівництвом профільного фахівця, який командував навіть своїм формальним начальником.

У разі вдалої бізнес-ідеї, що дозволяє компанії розвиватися, власники поступово втрачають контроль над операціями, виникає необхідність притягати професійних керівників.

Виникає в подібній ситуації криза лідерства.

Стиль управління №2. Зростання через директивне керівництво

Професійні керівники вибудовують організаційну структуру, задають правила і норми поведінки, розподіляючи зони відповідальності і повноважень. Власники на цьому етапі доки ще дотримуються демократичного стилю, але наймані менеджери віддають перевагу авторитарному принципу керівництва. Деякий час назад працював Генеральним Директором в найбільшій російській компанії у своїй галузі і зіткнувся з наступною ситуацією. У мою компетенцію входили і питання менеджменту якості. Одного разу виникла ситуація, коли треба було приймати " політичне" рішення на рівні першої особи. Мій співробітник з цим питанням звернувся до гендиректора, минувши мене як безпосереднього керівника. Такий підхід привів до украй негативної реакції. Гендиректор був обурений з розряду "що собі дозволяють твої співробітники"?.У спілкуванні з ним я підтвердив, що це питання зачіпає політику компанії в роботі із стратегічними клієнтами, тому потрібне обговорення на вищому рівні. Але все таки за такий підхід співробітник в результаті був звільнений. При цьому в правильності подібного рішення не сумнівався ніхто з топ-менеджерів. Фактично, система вимагала від мене дотримуватися авторитарного управління - якщо відповідальний за цей напрям, усі питання повинні вирішуватися через цього керівника. Щоб уникнути проблеми надалі, гендиректор зібрав нараду керівників, проводячи обговорення з ними в демократичному стилі.

У міру зростання компанії поступово проявлялися і недоліки жорсткої функціональної структури. З формуванням замкнутих колективів "по професії", руйнуванням горизонтальних комунікацій, дефіцитом необхідної інформації на нижніх рівнях, недоліком свободи, щоб оперативно реагувати на зміни зовнішнього середовища, з концентрацією усіх відомостей і повноважень у верхніх ешелонах влади, через що завантаженість вищого менеджменту зростає.

В результаті компанія вимушена зіткнутися з кризою автономії.

Стиль управління №3. Зростання через делегування повноважень

Щоб розвантажити вищий менеджмент компанії, ми наділили серйозними повноваженнями керівників регіональних напрямів і окремих бізнес-одиниць. Власники продовжують дотримуватися демократичного управління компанією. Поступово також топ-менеджери компанії переходять до домінуючого демократичного управління замість авторитарного, прагнучи делегувати безліч своїх повноважень.

Стиль управління компанією на рівні бізнес-одиниць може бути авторитарним (для виробничих підрозділів) або ліберальним (для підтримувальних бізнес-одиниць). У своїй кар'єрі маю відмінний досвід організаційної реструктуризації сировинної компанії. Ситуація на підприємстві склалася дійсно непроста. Главам стратегічних бізнес-одиниць дуже подобалося, що в їх виробничі рішення перестав втручатися корпоративний центр (ліберальний стиль управління компанією). Але звичка звертатися безпосередньо до гендиректора зберігалася - щоб доповісти, отримати ради, повідомляти про справи. Зрозуміти таке прагнення можна, адже за колишні роки вже звикли до директивного стилю керівництва.

Проте сам гендиректор намагався понизити кількість подібних контактів. Його влаштовувало, що вдалося вивільнити порядку 60-70%% робочого часу, делегуючи повноваження, зробивши свій робочий графік не таким напруженим. Тому на звернення керівників бізнес-одиниць, що поступали, він реагував досить жорстко, направляючи їх до профільних заступників. Заступники ж повинні були встановлювати суворі правила, але не втручатися в роботу бізнес-одиниць на операційному рівні. Формуються на цій стадії нові системи мотивації співробітників, які припускають участь працівників в прибутки компанії і надання бонусів. Власники і топ-менеджери зосередились на стратегіях розвитку, з поступовою втратою контролю над організацією, що ускладнюється і зростаючою. Виникає протиріччя між цілями бізнес-одиниць і бізнес-системи.

Виникає проблема кризи контролю.

Стиль управління №4. Зростання через координацію

При подальшому зростанні і розвитку компанії формуються продуктові групи, з'являються витончені системи розподілу засобів компанії між бізнес-одиницями. Відзначається значне розростання корпоративного центру, із створенням складних систем контролю і планування.

Власники продовжують дотримуватися демократичного стилю, з переходом штаб-квартири і топ-менеджерів до домінуючого ліберального керівництва в компанії, з появою рис авторитарного стилю при взаємовідносинах бізнес-одиниць і штаб-квартири. Зокрема, практично будь-яка компанія дотримується технології двох ключів.

Ця управлінська технологія припускає, що глава дивізіону або бізнес-одиниці відповідає в цілому за свій підрозділ, у нього є право ухвалення будь-яких рішень, але його заступники знаходяться в підпорядкуванні профільних заступників гендиректора головної компанії, із зобов'язанням виконувати усі вказівки і розпорядження з їх боку. Така конструкція виявилася на практиці досить життєздатною, але спричиняє за собою бурхливе зростання бюрократії.

У компанії через певний час виникає проблема занадто складних систем планування, контролю і розподілу інвестиційних засобів. Відзначається уповільнення реакції компанії на зовнішні зміни, зі значним погіршенням організаційної ефективності. В результаті компанія стикається з кризою меж.

Стиль управління №5. Зростання через співпрацю

Домінує в загальній бізнес-системі демократичне управління. По світовій практиці можна судити про появу в цей період внутрішніх команд консультантів, що надають професійні ради для керівників.

Також формується система підозр новації. Знижується кількість співробітників корпоративного центру, зменшується постійний контроль. У такому разі функціональному керівникові належить відповідати за якісний кадровий резерв - знаходячись поза проектами, такі фахівці повинні займатися аналітикою, оцінюючи тенденції розвитку профільних сфер, з підготовкою звітів, методик, презентацій і доповідей, регулярно доносячи відповідну інформацію колегам.

Оптимальний стиль управління компанією

На вибір оптимального стилю управління компанією впливає безліч чинників. Треба адаптувати " типовий" стиль управління компанією до кожного конкретного підприємства індивідуально, до особи певного керівника.

На вибір оптимального стилю керівництва впливає поточна стадія розвитку, специфіка компанії і даний рівень ієрархії управління. Мінятися домінуючий стиль управління компанією повинен залежно від її стадії розвитку. На різних рівнях ієрархії управління можливе використання різних стилів керівництва (особливо актуально в практиці великих компаній).

Для компанії (і рівня ієрархії усередині самої компанії) більше підходить стиль управління, сприяючий максимальному результату при скороченні ризиків і витрат. При будь-якому стилі управління керівників чекають специфічні вимоги. Якщо цих вимог не дотримуватися, виникає проблема погіршення ефективності не лише управлінських дій, але і усієї організаційної ефективності на підприємстві.

Додаток

Методична гра (примечание на русском языке)

Цели урока:

Дидактические (обучающие) - сформировать представление о стилях управления и факторах их формирования, закрепить понятие власть и влияние, формы власти, средства влияния.

Развивающие - способствовать развитию умений сравнивать, обобщать, анализировать, выделять главное, умение четко, кратко излагать мысли.

Воспитывающие - способствовать воспитанию умения слушать товарища, работать в коллективе.

Тип занятия: урок практического применения знаний и умений Вид занятия практическая работа (деловая игра)

Межпредметные связи: рисунок, экономика отрасли, маркетинг, деловое общение.

Оборудование: комплект дидактических материалов, фломастеры, ватман.

Продолжительность занятия 45 минут.

СТРУКТУРА ЗАНЯТИЯ И РЕЖИМ ВРЕМЕНИ

1. Организационная часть занятия - 2 мин.

2. Сообщение темы урока, цели урока - 3 мин.

3. Актуализация ранее усвоенных знаний - 10мин.

• - Понятие и характеристика основных стилей управления

• - Какие теории для определения стиля управления существуют

• - Характеристика руководителя, умеющего влиять на людей

4. Выполнение заданий с разбивкой учебной группы на три команды(по выбору каждого студента) в соответствии со стилями управления

• Задание 1-6 мин

• Задание 2-7 мин

• Задание 3- 7 мин.

5. Обобщение и систематизация полученных результатов- 5 мин

6. Подведение итогов - 5 мин

Методика проведения деловой игры

Стили управления и факторы их формирования

Производственная ситуация:

В 2008 году начался кризис в строительной отрасли. Вы являетесь руководителем производственно- технического отдела строительно-монтажной организации . У вашего предприятия появились трудности с кредитованием ваших объектов и следовательно с выполнением планов . Вам предстоит, как и всем руководителям подразделений принимать решения по выходу из сложившей ситуации . Решения могут быть различными: от сокращения части работников до изменения технологического процесса. Соответственно перед вами стоит проблема как вести себя в этих условиях и как не наделать ошибок , то есть о вашем стиле управления .

Вопрос о том, как эффективно руководить, стоял перед человеком давно. Итак, тема урока "Стили управления и факторы их формирования".

Для чего необходимо нужно изучать эту тему? Где Вы сталкивались со стилем руководства? Где Вы столкнетесь со стилем руководства?

Итак, действительно эта тема актуальна.

1 - й вопрос Понятие и характеристика основных стилей управления.

2 - й вопрос Какие теории для определения стиля управления существуют

3 - й вопрос Характеристика руководителя, умеющего влиять на людей.

Сейчас блиц-опрос: (студенты отвечают с места)

• -Менеджмент;

• -Потребность;

• -Власть;

• -Менеджер;

• -Влияние;

• -Формы влияния;

• -Формы власти.

Возвращаемся к плану. Кто заметил небольшую неточность в формулировках?. Стиль руководства и стиль управления. Как Вы считаете, это равноценные по смыслу понятия или нет?

Во-первых. Вспоминайте определение менеджмент => руководство. А что нам говорит о понятиях МЕНЕДЖМЕНТ и УПРАВЛЕНИЕ классическая школа науки управления? А в России, какой знак (больше, меньше или равно) ставят между этими понятиями?

Мы будем отождествлять понятия, => стиль руководства и стиль управления.

Итак, слово стиль - греческого происхождения. Первоначально оно означало стержень для написания на восковой доске, а позднее употреблялось в значении "почерк". Отсюда стиль руководства - это своего рода почерк в действиях менеджера.

Впервые вопрос о стилях руководства был рассмотрен Куртом Левиным в начале 20 столетия. Он выделил следующие стили управления:

- Авторитарный;

- Демократический;

- Либеральный.

Просмотрите краткую характеристику стилей руководства ( характеристики представлены в раздаточном материале)

Ответьте на вопросы:

-Кому предпочтительнее авторитарный стиль?

-Кому предпочтительнее демократический стиль?

- Кому предпочтительнее либеральный стиль?

Следовательно:

Автократы -1-я группа.

Демократы - 2-я группа.

Либералы - 3-я группа.

Сомневающиеся - 4-я группа.

Вот и определились группы. Мы поработаем в микрогруппах.

Внимание! Ваша задача убедить, что ваш стиль лучше. Если представители сомневающихся перейдут на вашу сторону, а может быть и представители других групп поменяют свое мнение, то вы победили. Убеждение, влияние - строится на заданиях 1,2, 3, которые будут выданы каждой команде:

Задание №1. Внимательно изучить представленную характеристику Вашего стиля , выбрать:

Методы влияния на подчиненных

Вид власти, который руководитель использует

Записать 5 основных личностных характеристик этого руководства.

Сомневающиеся изучают и пишут 5 характеристик руководителя, важных для них. Время выполнения - 5-6 минут.

Представьте свои характеристики. Сомневающиеся - сравнивайте.

Задание №2. Выберите, из предложенных вам вариантов действий руководителя. Используя жесты, мимику, пантомиму, изобразите, как руководитель вашего стиля отдает распоряжение. Время 7 минут

Задание №3. На основе своих характеристик и раздаточного материала нарисовать портрет-шарж руководителя своего стиля . Какие черты руководителя вашего стиля управления вам нравятся , а какие бы черты вы хотели бы изменить

Время выполнения 7 минут. Сомневающиеся рисуют своего руководителя. Представьте свои портреты и озвучьте достоинства и недостатки.

Сомневающиеся всё это время сравнивали, думали, анализировали. Ваше решение - сомневающиеся. Какой из представленных стилей Вам более близок? К какой группе Вам бы хотелось примкнуть? Переходите в эту группу.

Сколько человек в А. стиль? Аргумент. Сколько человек в Д. стиль? Аргумент. Сколько человек в JI. стиль? Аргумент.

Подведем итоги деловой игры.

Во- первых мы с вами в игровой форме рассмотрели все стили управления

Во- вторых мы с вами разобрали все достоинства и недостатки стиля управления в той ситуации, которая была рассмотрена в начале нашей игры.

В третьих мы выяснили, что стиль управления может меняться в зависимости от производственной ситуации сложившей в организации.

ЗАДАНИЕ №1

Внимательно изучить представленную характеристику Вашего стиля, выбрать

1.Методы влияния на подчиненных;

2.Вид власти, которую такой руководитель использует;

З. Записать 5 основных личностных характеристик этого руководства

ЗАДАНИЕ №2

Выберите , из предложенных Вам вариантов действий руководителя, стиль вашего руководителя. Используя жесты, мимику, изобразите, как руководитель Вашего стиля отдает распоряжение

1. Марина, я продиктую Вам письмо, которое сегодня необходимо отправить, «Уважаемые господа, запятая.... В продолжение нашей беседы....»

Здесь подробно в деталях разъясняется, в чем заключается задача и как ее подробно выполнять. Кроме того, перед отправкой письма осуществляется контроль, все ли сделано согласно распоряжению.

2. Марина , необходимо сегодня же отправить письмо такому - то поставщику с дальнейшей информацией о ... Ты не могла бы составить конспект письма, чтобы в 3 часа мы смогли его вместе посмотреть.

При такой манере руководства разъясняется, что следует сделать, предоставляется возможность сотрудникам самим выработать предложение и, при необходимости, вносятся коррективы.

3. Марина, необходимо сегодня же отправить письмо клиенту,

которого я принимал утром с дальнейшей информацией о

Ты не позаботишься об пом? Если у тебя есть вопросы, я готов выслушать.

В этом случае дается распоряжение, и лишь потом следуют разъяснения, как его выполнять, в том случае, если сотрудник сам об этом попросит.

4. Марина, необходимо сегодня же отправить письмо такому - то

поставщику с дальнейшей информацией о….. Ты не позаботишься

об этом ?

Данную манеру руководства называют «делегирование»: дается распоряжение о том, чю требуется, а выполнение предоставляется самому сотруднику Контроль, как правило, имеет место уже после того, как письмо отправлено

ЗАДАНИЕ №3

На основе своих характеристик и раздаточного материала нарисовать портрет- шарж руководителя своего стиля.

Какие черты руководителя вашего стиля управления Вам нравятся, а какие бы черты вы хотели бы изменить?

Глосарій

Управління — це процес впливу однієї особи на іншу відповідно до поставлених завдань.

Управління персоналом - полягає в тому, щоб зуміти правильно організувати і направити дії персоналу, знайти ефективні методи узгодження дій і зусиль багатьох людей для досягнення цілей підприємства.

Ліберальний (пасивний, нейтральний) стиль управління. характеризується, з одного боку, можливістю кожного висловлювати свої позиції, а з іншого боку, навіть ухвалені рішення не виконуються, немає контролю за їхньою реалізацією, все спущено на "самоплив", внаслідок чого результати роботи зазвичай низькі.

Список використаної літератури

1. Азоева В. Я. Управление организацией: Учебник/Под. ред.- М: ИНФРА-М, 1998.-669 с.

2. Бабанский A.B. Система непрерывного улучшения продуктов и процессов. - М.: Экоперспектива, 199. - 237 с

3. Басовский Л. Е., Протасьев В.В. Управление качеством: Учебник. - М.: Инфра-М, 2000. - 212с.

4. Бєлінський П.Ю. Менеджмент виробництва та операцій: Навчальний посібник - Чернівці: Рута, 2000. - 220 с.

5. Василенко АО., Ткаченко TL Виробничий (операційний) менеджмент: Навчальний посібник. - Київ: ЦУЛ, 2003. - 532 с.

6. Верба В.А., Загородыіх O.A. Проектний аналіз: Підручник. - К.-КНЕУ, 2000.- 322 с.

Список використаних джерел

7.https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D0%B8%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%B8%D0%B4%D0%B0_%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F

8.http://www.zarabotu.ru/statyi/Urovniupravleni.html

9.http://adload.ru/page/eco_03-0414_83.htm

10.http://www.gd.ru/articles/3872-stil-upravleniya

11. http://womanadvice.ru/liberalnyy-stil-rukovodstva

12.http://nsportal.ru/shkola/materialy-k-attestatsii/library/2012/08/16/delovaya-igra-stili-rukovodstva-i-faktory-ikh

Тема: «Роль дизайну в роботі адміністратора»

Дизайн – діяльність, спрямована на вирішення завдання. Причому такий завдання, яке не може мати єдиного правильного рішення. Одні рішення більш «правильні», інші – менш, але ця «правильність» залежить від бачення, яке вкладається в процес створення дизайну. Дизайн-проект здатний впливати на людину: пробудити асоціації, викликати різні емоції, наштовхнути на певні думки і умовиводи. Його мета – викликати у покупця величезне бажання стати власником товару: з'їсти саме цю шоколадку, прочитати саме цю книгу або скористатися саме цією пароваркою. Дизайн обкладинки та упаковки, самого продукту або його реклами переконує людину в тому, що його життя без цієї покупки буде неповною. А щоб це сталося, дизайнеру потрібно час, цілісне бачення продукту і деяка свобода ідей, щоб створити таку концепцію, яка дозволить проникнути в центр мозку або серця споживача.

Дизайн – це творення з теорії малих справ, повсякденне мистецтво: багато хто з нас відзначали, наприклад, у подорожах по Європі, що навіть такі дрібниці, як елегантні навіси-маркізи і вивіски з модними шрифтами перетворюють вулиці і створюють культуру середовища. Або візьмемо феномен графічного медіа-дизайну: саме він робить журнали і сайти культовими, навіть арт-об'єктами, надає контенту актуальність, асоціює медіа із самовідчуттям аудиторії і певною субкультурою.

Є два основних підходу до дизайну: кожен дизайнер і клієнт вибирає той, який йому ближче, і кожен підхід має свої переваги і недоліки.

Клієнтоорієнтованість: вгадати і догодити. Виконуючи конкретне замовлення, дизайнер вгадує бажання клієнта і матеріалізуватися їх. В цьому випадку він не продає свій індивідуальний стиль, а той, який подобається замовнику. В рамках цієї концепції дизайнер, працюючи зі шрифтами, макетами та композиціями, діє досить обережно, щоб втілити в життя мрію клієнта. Дизайнер, що виконує замовлення, знаходиться в постійному пошуку золотої середини між «грамотно» і «красиво», причому і з точки зору дизайну, і з точки зору цілей клієнта.

Дизайн як сучасне «швидке мистецтво». Цей підхід орієнтований, швидше, не на очікування клієнта, а на візуальний і маркетинговий wow-ефект, який генерує фантазія дизайнера, його арт-концепція. Дизайн, розроблений в рамках цієї концепції, менш утилитарен, але саме він здатний створити мем (одиниця культурної інформаціїі)тенденцію, вдихнути в продукт точну ідею, про яку може не знати й сам виробник, вибудувати «легенду» продукту і бренду. Зазвичай цей підхід обирає клієнт, який відкритий для експериментів, усвідомлює, що він йде до дизайнера за оригінальною концепцією і вибрав дизайнера по індивідуальному стилю, представленому в портфоліо.

Адміністратор – працівник підприємства, що здійснює роботу з ефективного і культурного обслуговування відвідувачів, консультує відвідувачів із питань, що стосуються послуг, які надаються.

На сьогоднішній день адміністратор потрібний практично у всіх сферах діяльності — від салону краси до найбільшого виробничого підприємства.

На сьогоднішній день неможливо уявити собі роботу будь-якого підприємства без адміністратора. Необхідність в адміністраторах виникла із зростанням кількості магазинів, торгових точок, кафе і ресторанів і т. д. Адміністратор може відповідати за напрямок діяльності компанії або за роботу персоналу. Ця професія досить нова. Однак прототип її виник дуже давно.

Праця адміністратора – це постійна робота з людьми, тут головним критерієм успіху є комунікабельність та організованість. Навички ділового спілкування, увага та оперативність – це головні ключі до професійного успіху адміністратора.

Професійно важливі риси – висока стресостійкість, хороший рівень уваги, гнучкість мислення, хороша пам’ять, виразна мова, емоційна стійкість, доброзичливість, гнучкість, організованість, відповідальність, самостійність.

Потрібно розуміти, що робота адміністратора – досить важка у психологічному плані. Професійні шкідливості: нервово-психічне навантаження, викликане інтенсивним спілкуванням з великою кількістю людей; робота в нічну зміну (порушення природного ритму сну).

Загальна характеристика ролі дизайну в роботі адміністратора

Обов’язки адміністратора залежать від сфери його діяльності. З метою орієнтування в структурі управління в обов’язки робітників та режим їх роботи, адміністратору необхідні навички організації труда та управління. В будь-якій компанії існують свої правила і методи обслуговування відвідувачів, тому адміністратор повинен знати види послуг, які надаються, вміти оформлювати згідно з вимогами вітрини та приміщення.

Адміністратор контролює дотримання працівниками організації трудової і виробничої дисципліни, правил і норм охорони праці, техніки безпеки, вимог виробничої санітарії та гігієни, приймає заходи до розв’язання трудових конфліктів.

Адміністратор розподіляє і кооперує працю, що передбачає науково обґрунтований розподіл працівників за певними трудовими функціями, робочими місцями, а також об’єднання працівників у виробничі колективи.

Також:

Формує сприятливі відносини в колективі, сприяє розвитку корпоративної культури та раціональному розміщенню робочого місця.
Сприяє здійсненню морального та матеріального стимулювання праці.
Контролює підготовку і оформлює документи щодо підвищення професійної майстерності працівників.
Співробітник повідомляє керівника про будь-яку ситуацію, що загрожує життю і здоров’ю людини, в процесі роботи, про погіршення стану свого здоров’я, у тому числі про прояви ознак гострого захворювання.
Працівник зобов’язаний дотримувати правила внутрішнього розпорядку, режим праці і відпочинку.
Працівник зобов’язаний знати і дотримувати правила особистої гігієни.
Адміністратор повинен приходити на роботу в діловому одязі.

За порушення (невиконання) вимог нормативних актів про охорону праці працівник притягується до дисциплінарної, а у відповідних випадках – матеріальної і кримінальної відповідальності в порядку, встановленому законодавством.

На робочому місці працівник отримує первинний інструктаж з безпеки праці і проходить стажування; вивчення обладнання і правил його експлуатації; перевірку знань з електробезпеки, теоретичних знань і набутих навиків безпечних методів роботи.

Адміністратор повинен підготувати робочу зону для безпечної роботи протягом дня.

Перевірити оснащеність робочого місця, справність устаткування, електропроводки на видимі ушкодження, провести огляд електроустаткування; перевірку його комплектності і надійності; перевірку зовнішнім оглядом справності кабелю; перевірку чіткості роботи вимикача; використовувати лише штатні пристосування.

При роботі з електроустаткуванням забороняється: залишати увімкнене електроустаткування без нагляду; передавати електроустаткування особам, що не мають права працювати з ним; пошкоджувати електроустаткування; натягувати, перекручувати і перегинати кабель; ставити на кабель сторонні предмети; допускати контакт кабелю з гарячими предметами.

Адміністратор діє згідно Закону України «Про охорону праці» та дотримується загальних вимог безпеки праці. Здійснює контроль за виконанням працівниками цих положень.

Вимоги до виробничого обладнання, офісної техніки, робочого місця адміністратора, зони обслуговування відвідувачів

Збалансування робочих місць з трудовими ресурсами досягається шляхом приведення відповідно до реальної потреби (з урахуванням кількості робочих місць) та можливостей її забезпечення за рахунок підвищення ефективності використання основних виробничих фондів і скорочення чисельності працюючих на діючих підприємствах, в організаціях та установах.

У комплексі заходів, що забезпечують ефективність праці в сфері управління, важлива роль відводиться раціоналізації робочих місць і створенню сприятливих умов праці. Від них залежить працездатність персоналу і продуктивність праці, ступінь використання потенціалу, збереження здоров’я і тривалості життя працівників управлінської праці.

Одним з важливих питань організації робочих місць є раціональне їх планування. Під плануванням робочого місця мається на увазі раціональне просторове розміщення всіх матеріальних елементів виробництва: устаткування, технологічного й організаційного оснащення, інвентарю, що забезпечують ощадливе використання виробничої площі, високопродуктивну і безпечну працю робітника.

Розрізняють зовнішнє і внутрішнє планування робочих місць.

Внутрішнє планування розподіляється на дві зони: зону праці (безпосередньо робоче місце) і зону підходу (стелажі, шухляди, шафи тощо).

Визначається характером і кількістю його оснащення, характером виконуваних робіт. Крім того, до комплектації робочого місця входять предмети догляду за ним, засоби індивідуального захисту.

Основні вимоги до раціонального зовнішнього планування:

розміщення робочого місця відносно інших робочих місць.
зовнішнє планування забезпечення мінімальних траєкторій переміщення предметів праці у вертикальній і горизонтальній площинах;
скорочення зайвих трудових рухів;
зменшення до мінімуму кількості нахилів і поворотів корпуса робітника;
ощадливе використання виробничої площі.

Внутрішнє планування має забезпечувати зручну робочу позу, короткі рухи, що не втомлюють працівника, й рівномірне та, по можливості, одночасне виконання рухів двома руками. Проектується таке розташування з урахуванням зон досяжності рук працівника, що являють собою ділянку тривимірного простору, обмежену траєкторіями руху рук у горизонтальній і вертикальній площинах.

На ефективність управлінської праці впливає оснащення робочих місць технічними засобами для виконання різних управлінських робіт, засобами зв’язку і службовими меблями.

Набір службових меблів для працівників апарату управління містить:

робочий стіл (звичайний чи спеціалізований);
допоміжні столи і тумбочки для зберігання справочного матеріалу, установки друкувальної машини, телефонів, картотеки, факсу тощо;
робоче крісло чи стілець;

шафа звичайного типу і спеціальні (для документації, креслень, дискет та дисків електронного архіву), полиці, стелажі тощо.

В основу розміщення службових приміщень покладені такі принципи:

- спочатку розміщуються такі структурні підрозділи (керівництво, економічний і торговий підрозділи, відділ організації торгівлі, відділ кадрів і бухгалтерія);

- відділи і співробітники, які найчастіше підтримують між собою зв’язок по роботі, мають бути розміщені поблизу один від одного;

- відділи, пов’язані з прийомом відвідувачів, доцільно розміщувати біля входу;

- відділи, де зосереджені обчислювальна техніка, факси, ксерокси та інше устаткування, повинні розміщуватися у місцях, ізольованих від інших службових приміщень;

- розміщення працівників проводиться з урахуванням забезпечення приміщенням для кожного структурного підрозділу (одна кімната на 5-6 осіб);

- забезпечення кожного співробітника площею згідно з діючими нормами (від 3,25 до 5 кв.м.);

- мати службову площу не менше 8 кв. м і не більше 24 кв. м;-площа кабінетів має бути не меншою 8 кв. м і не більшою 54 кв. м.

Приймальний при кабінетах 180 см;-100 см. Відстань між стіною і робочим місцем - 140 см, відстань від робочого місця до шафи або стелажа-70-80 см, для трьох-при розміщенні меблів у службових приміщеннях, а також влаштування скляних перегородок слід дотримуватися встановлених нормативів: ширина проходу для однієї людини становити 55-60 см, для двох осіб 8-24 кв. м;-12-35 кв. м, для менеджера відділу-22-55 кв. м, для керівника великого структурного підрозділу-для управлінських працівників встановлено такі норми площі: для керівника установи для керівника несамостійного структурного підрозділу кабінет не передбачається і його робоче місце розміщується у загальній кімнаті;

робочі місця спеціалістів обладнуються у приміщенні, ізольованому легкими розбірними перегородками, оснащаються оргтехнікою, засобами зв’язку, ПЕОМ, календарем тощо.

Обладнання робочих місць технічних працівників залежить від того, які технічні засоби вони використовують.

Ефективність роботи апарату управління залежить від забезпеченості працівників відповідними інформаційними, нормативними і довідковими матеріалами, літературою, документацією тощо. Тому необхідно регламентувати обсяг і зміст інформації, яка має надходити до конкретного виконавця. Крім того, треба визначити час та в якому вигляді і якими засобами вона повинна має передаватися.

Раціональною є форма кімнати із співвідношенням сторін 1 : 1,5 (максимум 1 : 2), мінімальною шириною – 2,5 м. Норма площі на 1 працюючого – 3,25 – 5 м².

У кімнаті має бути не більше 5-6 чол., а творчих працівників – 1-2 чол.

Освітленість робочої поверхні:

– не менше 100 лк (лампи люмінесцентні);

– не менше 30 лк (лампи розжарювання).

Велике значення має звукоізоляція службових приміщень. Друкарська машинка, яка інтенсивно працює, вже через 30-40 хв. викликає негативну психічну реакцію у працівників розумової праці.

Нормальна температура повітря на робочому місці повинна складати 18-20˚С. При температурі понад +22˚С працездатність знижується на 2-4% на кожен градус.

Меблі мають бути зручними, ергономічними і відповідати таким параметрам:

– висота сидіння стільця над рівнем підлоги – 43 см;

– висота кришки стола над рівнем підлоги – 71 см;

– віддаль від нижньої поверхні кришки столу до сидіння стільця – 23 см.

Для адміністратора ми рекомендуємо розробити такий макет офісу.

Робоче місце адміністратора включає: телефон, список екстрених номерів, папку про інвентаризацію, папка-зміни, папка з заявами та графік прийомів замовлень, книга-інструктаж, картка, де фіксуються час, кількість і перелік працівників, які знаходяться в його розпорядженні на даний момент часу, накладні в яких адміністратор вказує в якій кількості і що він бере на складі, банкетна книга та зошит в якому фіксується кількість побитого матеріалу.

Папка про інвентаризацію включає в себе списки інвентаризованих речей. Інвентаризація проводиться один раз в місяць. Сюди вносяться кількість посуду, стільців, столів та інших речей, які знаходяться в кафе. Це робиться для того, щоб вести облік пошкоджених речей та їх зникнення. Також її проводять тому, що в кафе обмінюються столовими приборами (і не тільки) з іншими закладами, які належать до їх комплексу.

В папці-зміни ми можемо побачити що сталося протягом минулого дня. Це допомагає адміністратору зрозуміти з чим він має справу на сьогоднішній день.

Папка з заявами включає в себе перелік заяв, які надаються менеджеру адміністратору для ознайомлення. Це можуть бути: пояснювальні записки заяви на звільнення/прийом працівників, заява на відпустку, на тимчасову заміну обов’язків та інші організаційні документи.

В графіку прийомів замовлень фіксується яка кількість замовлень була здійснена і яким працівником. Це допомагає адміністратору зрозуміти кому виплатити премію і в якій кількості.

Банкетна книга інформує адміністратора про кількість банкетів, які вони мають обслуговувати та дата і час їх проведення.

По приході на роботу адміністратор ознайомлюється з даними документами, а потім провадить збори всього персоналу. Він перевіряє наявність персоналу на робочому місці їх готовність до роботи та готовність приміщення до прийому відвідувачів (сюди входить чистота скатерті та посуду).

Під час своєї зміни адміністратор несе повну відповідальність за інвентар, який знаходиться на підприємстві.

Для більш зручної роботи адміністратори,використовують органайзер. Органайзер − невелика книга, що служить для організації персональної інформації, такої як важливі події, контакти та ін. Сучасні органайзери існують у вигляді програм для комп’ютерів та мобільних телефонів.

На теперішній час набагато звичніше і зручніше користуватися електронними помічниками, а не ручкою і папером. Електронний органайзер − це спеціальна програма, яка просто і швидко встановлюється на домашній чи робочий комп’ютер. Програма дає можливість вносити персональні дані різних категорій і в міру необхідності редагувати їх. Природно, тут є функція нагадування. Крім цього, стандартний набір функцій включає календар, менеджер контактів − тобто записна книжка з телефонами, можливість роботи з поштовою скринькою, облік подій − з прив’язкою їх у даті і часу! − А також планувальник завдань з можливістю подальшого контролю їх виконання.

Розробимо приблизну форму органайзера адміністратора.

Таблиця 1 - Приблизна форма органайзера адміністратора на день

№ п/п		Інтервал часу		Що необхідно зробити
1		2		3
1.		7.45 – 8.00		Відкриття офісу, зняття з охорони. Контроль чистоти території та приміщення. Ввімкнення офісної техніки та робочого обладнання, провітрювання приміщень.
2.		8.00 – 8.15		Згідно графіка контроль наявності підлеглих працівників на всіх робочих місцях. Запис відсутніх у табель із зазначенням причини.
3.		8.15 – 8.30		Виробнича п’ятихвилинка з працівниками. Налаштування на роботу. Контроль зовнішнього вигляду працівників та здійснення допуску до роботи.
4.	8.30 – 12.00		Вирішення робочих питань: - організовує виробничий процес для працівників - планує строки підвищення кваліфікації працівників - розробляє план використання матеріальних витрат (на насіння, мінеральні добрива, пальне)
5.	12.00 – 13.00		Обідня перерва
6.	13.00 – 14.30		Прийом відвідувачів, підлеглих
7.	14.30 – 15.30		Виїзд на виробничий об’єкт
8.	15.30 – 16.30		Робота з документацією
9.	16.30 – 16.50		Нарада і підбиття підсумків
10.	16.50 – 17.00		Завершення роботи і вимкнення робочої техніки. Закриття офісу.

Планування робочого дня адміністратора є важливим по всіх пунктах. Якщо день організований правильно не виникає заминок і робота виконується вчасно.

Передумовами планування часу є його ретельне документування та контроль використання, що дозволяє отримати точне уявлення про нього, краще розподіляти на здійснення тих або інших робіт, а також узгодження власних дій з підлеглими і колегами.

Ми пропонуємо розробити такий план робочого дня адміністратора готелю, щоб він був оптимальним і зручним.

Таблиця 2 - Планування робочого дня адміністратора.

Інтервал часу		Вид діяльності	Категорія важливості і терміновості		Очікувані результати (контроль)
1		2	3		4
8.00 – 8.30		Підготовка і робота по зустрічі і проводах гостей	Категорія B		В процесі даної підготовки здійснено огляд кімнат, які призначені для гостей, перевірено наявність обслуговуючого персоналу та стан їх зовнішнього вигляду
8.30 – 9.00		Зустріч і вітання гостей, оформлення всіх необхідних документів	Категорія B		Зареєстровано гостей й реєстраційній картці видача ключів та побажання добре провести час
9.00 – 9.10		Розміщення гостей за номерами	Категорія C		Гостей розміщено за відповідними номерами
9.15 – 10.00		Інструктаж працівників Служб готелю	Категорія B		Проведено інструктаж працівників готелю
10.00 – 11.00		Надання допомоги працівникам готелю у вирішенні виникаючих у ході роботи проблем	Категорія A		Усунено проблеми, які виникли в ході роботі
11.00 – 12.00		Планування часу зміни	Категорія B		Здійснено планування часу і дати зміни. Складено план робочого часу працівників.
12.00 – 13.00		Обідня перерва	Категорія C		Протягом обідньої перерви адміністратор проводить планування на наступну половину дня, та за необхідності консультує працівників
13.00 – 15. 00		Організацію і проведення ділових переговорів	Категорія A		Проведено ділові переговори, які допомогли готелю залучити додаткові кошти для розвитку готелю
15.00 – 15.15		Перерва на каву	Категорія C		Адміністратор пропонує діловим партнерам чашечку кави і проводить цікаву бесіду в якій інформує партнерів про стан готелю
15.15 – 15.45		Інформує гостей щодо розташування міських визначних пам’яток, видовищних, спортивних споруд	Категорія C		Надано інформацію, яка цікавить гостей
15.45 – 16.30	Розглядає претензії, пов’язані з незадовільним обслуговуванням клієнтів і проводить відповідні організаційно-технічні заходи		Категорія B	Вислухано недоліки, якими незадоволені гості
16.30 – 17.00	Інформує керівництво організації про наявні недоліки в обслуговуванні клієнтів, виконує заходи по їх усуненню		Категорія A	Усунено недоліки, якими незадоволені гості

Отже, адміністратор повинен навчитися розмежовувати свої справи як найважливіші, важливі та справи з найменшою важливістю. Це допоможе раціонально розплановувати час для своєї праці.

Виконання дизайну службового приміщення

Перш, ніж ви переберетеся в новий офіс, ознайомтеся з деякими правилами планування і основними розташуванням елементів ваших меблів в майбутньому офісі. Не грає ролі, де ви вирішили облаштувати кабінет на роботі чи вдома. У випадку якщо приміщення дуже маленьке, не варто розміщувати робоче місце спиною до вікна або тим більше до дверей, будь-яка людина може заглянути через ваше плече, а клієнтові не завжди обов’язково знати, яка інформація висвічується у вас на моніторі.

Другий нюанс, на моніторі не буде світлових відблисків, які напружують ваш зір. У разі якщо під офіс визначено велике приміщення, то в цьому випадку перевага буде за зональним розміщенням співробітників. Зональність досягається за допомогою правильного розташування офісних меблів.

Тобто ви можете робочі місця згрупувати і розділити їх офісними стелажами. Якщо у вашому офісі не передбачені стелажі, то ви можете скористатися модульними перегородками, які можуть поєднуватися інтер’єром з будь-яким офісним рішенням. Зонування необхідно для більш ефективної роботи співробітника, адже воно служить шумопоглиначів. Модулі бувають різних типів, тобто з вбудованими жалюзі, навісний меблями, з склом.

Дизайнерське рішення для офісу і кабінету часто індивідуальні, але все ж існують правила, яких ми б порадили дотримуватися при облаштуванні кабінету. Колір стін і підлоги повинен бути виконаний у світлій тональності, а робочі місця повинні на цьому тлі бути яскравими, тобто, зобов’язана бути акцентування уваги, що саме тут працюють люди. Забарвлення столів та стільців може бути різноманітним, але бажано, щоб усі меблі в офісі були однаковими, а не як у зоопарку, в одного стілець зеленого кольору, а в другого жовтий. Намагайтеся домогтися гармоній квітів між робочим місцем і самим приміщенням.

Колірна гамма офісу також дуже залежна від стилю роботи, а не тільки від вашого бажання, тут важливо знати, яка робота вам необхідна: зосереджена чи жвава і стимулююча. Тому якщо ви підібрали для офісу теплі тони, то готуйтеся до жвавої роботі, а якщо холодні або нейтральні, то обстановка в офісі буде ділова. Також на колірну гаму вашого офісу може вплинути, наскільки добре освітлене приміщення і де знаходяться вікна. Адже кожен знає, що колір спотворюється, якщо він висвітлюється за допомогою штучного освітлення, а не натурального.

Ми пропонуємо таке дизайнерське рішення офісу (рис. 3). Воно поєднує в собі і діловий, строгий стиль, але в той же час зелений колір придасть офісу яскравості та допоможе налагодити колектив на дружню, жваву роботу.

Діловий стиль одягу –є невід’ємною частиною ділової сфери. Даний стиль в одязі мало підпорядковується модним віянням і відрізняється консерватизмом, саме тому він мало змінився з початку минулого сторіччя. За своїм змістом йому близький класичний стиль. Певні подібності спостерігаються у виборі колірних рішень, тканини, аксесуарів.

У перший робочий день ми пропонуємо діловій жінці підібрати такий стиль одягу та зачіски.

Ми пропонуємо саме таке рішення, адже в першу чергу жінці потрібно показати, що вона готова працювати, впевнена в собі і в своїх силах. Даний образ допоможе їй пристосуватися до нового колективу, тому що він є стриманим, але в той же час показує здатність постояти за себе та не виділятися з оточення. В подальшому такий образ можна доповнювати яскравими аксесуарами (хусточками, намистами), але не варто з ними перебільшувати. Якщо у вас довге волосся, то ні в якому разі неможна залишати його розпущеним. Варто зібрати його в зачіску. Ми рекомендуємо зачіску, яка зображена на рис. 4 (б), адже вона доповнить ваш образ і не дасть загубитися у сірій гамі. Вимоги до макіяжу також мають ряд відмінностей в діловому стилі.

Не варто акцентувати на ньому велику увага. Він не повинен сильно виділяться, а має навпаки доповнювати образ. До даного образу ми пропонуємо такий макіяж.

Даний образ є строгим і діловим, але в той же час підкреслює жіночність та елегантність ділової жінки.

Від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці керівників усіх категорій незалежно від тієї посади, яку вони займають. Завдання раціональної організації робочих місць керівників включає в себе не тільки обладнання його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.

Плануючи робочу зону адміністратора, слід дотримуватися таких рекомендацій:

письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна;
вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера;
письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;
якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними має бути не меншим 100-120 см;
якщо відчинені одна шафа, тумба, бокс чи ящик стола, вони не повинні перешкоджати доступу до інших шаф, боксів;
робоче крісло, письмовий стіл і приставний стіл-приставку слід розмістити так, щоб не встаючи можна було дістати якомога більше предметів.

Для інтер’єру важливе фарбування, оскільки існує визначена залежність між колірним оформленням середовища і зоровим стомленням. Різні кольори й у різних співвідношеннях неоднаково сприймаються оком і впливають на працю людини. Червоний, жовтогарячий і фіолетовий кольори діють збуджуюче, дратують і стомлюють. Зелений, голубий і близькі до них відтінки радують, заспокоюють. Чорний колір створює враження більшої ваги, чим білий.

Фарбування службових приміщень менеджерів виконує три функції: фізіологічну, психологічну й естетичну.

З урахуванням фізіологічної функції елементи інтер’єру потрібно фарбувати в такі кольори, що мають найбільший коефіцієнт відображення світла. Знання психологічної функції кольору дозволяє знижувати несприятливі впливи навколишнього середовища на працю. Наприклад, рівне, спокійне фарбування сприяє зосередженню уваги в роботі. Яскраві, підбадьорливі кольори доцільні при одноманітній роботі. Естетична функція кольору повинна враховуватися при прив’язці визначених колірних гам до конкретних архітектурних форм. Наприклад, за допомогою колірних рішень можна виправляти недоліки архітектури приміщення, прикрашати його.

З огляду на всі три функції фарбування елементів інтер’єру, стіни в кабінетах адміністратора рекомендується оклеювати шпалерами чи фарбувати в кольори, що сприятливо впливають на нервову систему: ясно-зелений, світло-бежевий, ясно-жовтий, колір слонової кістки чи голубий. Стелю краще фарбувати у світлі тони.

Важливим естетичним елементом службових кабінетів є озеленення. Рослини в кімнатах, крім виконання декоративної функції, поліпшують склад повітря й очищають його, знижують нервове і зорове стомлення.

Правильна організація робочого місця дає змогу адміністратору:

раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції;
ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;
підтримувати високу працездатність і робочий настрій.

Організація робочого місця передбачає:

упорядкування і планування приміщення, в якому воно знаходиться;
вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці;
розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку.

Ефективність ділового спілкування залежить від об’єктивної інформації про предмет розмови, створення атмосфери взаємної довіри, вміння обґрунтовувати свою позицію, погляди, ідеї й аргументовано довести помилковість думок та доведень опонентів.

Пам’ятайте: ваша поведінка на зустрічі повинна мати відбиток вашої особистості.

При проведенні ділових розмов дотримуйтесь таких правил:

Дотримуйтесь терміну домовленості з точністю до хвилини. Дайте зрозуміти партнерові, що ви надійна людина. Звертайтесь до партнерів по імені. Старанно готуйтесь до початку бесіди.
Говоріть спокійно, чітко і переконливо. Тримайтесь незалежно, не дозволяйте партнеру довести Вас до роздратованого стану чи «збити з пантелику». Стримуйте емоції і хвилювання, спокійно реагуйте на його висловлювання.
Не уникайте обговорення складних питань. Якщо він робить заяву, яку Ви вважаєте неправильною, то краще починайте зі слів: «Я вважаю інакше, проте я можу помилятися. Давайте перевіримо факти!» Ці слова можуть обеззброїти співрозмовника, який чекає заперечення.

Ведіть розмову енергійно, конкретно. Більше оперуйте питаннями, щоб партнер погоджувався з вами. Ставлячи запитання, ви можете:

– отримати потрібну вам інформацію,

– проаналізувати умови, висунуті партнером,

– виявити нові обставини, що впливають на Вашу позицію,

– перевірити вплив вашого висловлювання,

– вислухати думку, протилежну вашій.

Запропонуйте список переваг, якщо опонент погодиться з вашою думкою, якщо він прагне зважити на ваші пропозиції. З урахуванням наслідків складіть план подальшої роботи з партнером. Зробіть висновок таким, щоб у вашого співрозмовника виникла зацікавленість мати з вами спільний інтерес, мати надію на спільну вигоду. Додаток1

Тести

1. Які типи аналізу зовнішнього ринку використовуються в міжнародному маркетингу:

a) аналіз конкуренції;

b) аналіз середовища;

c) аналіз посередників;

d) аналіз попиту.

2. За якою ознакою класифікуються міжнародні рекламні компанії:

a) за джерелами фінансування;

b) з творчих елементів;

c) стосовно особливостей засобів масової інформації.

3. Стандартизований товар-це:

a) товар, який пропонується різними підприємствами, але сприймається покупцем як однорідний у всіх випадках;

b) товар, який має знак якості;

c) екологічно чистий товар;

d) товар, упакований у стандартну упаковку.

4. Система якості повинна:

a) усувати невідповідність якості після його виявлення;

b) попереджувати виникнення проблем з якістю;

d) вивчати попит на якість.

5. Назвіть, яка з запропонованих орієнтації комерційної діяльності відповідає сучасній концепції маркетингу.

a) товарна орієнтація;

b) виробнича орієнтація;

c) збутова орієнтація;

d) орієнтація на споживача;

e) орієнтація на споживача, суспільство в цілому.

6. Яка з перелічених у питанні орієнтації відповідає концепції соціально-етнічного маркетингу?

a) концепція вдосконалення товару;

b) концепція вдосконалення виробництва;

c) концепція стимулювання збуту;

d) концепція соціально-етнічного маркетингу;

e) концепція досягнення споживчої задоволеності.

7. Яка концепція маркетингу використовується на ринку, де попит на товари перевищує пропозицію (дефіцит товарів)?

a) концепція вдосконалення товару;

b) концепція вдосконалення виробництва;

c) концепція стимулювання збуту;

d) концепція соціально-етнічного маркетингу;

e) концепція досягнення споживчої задоволеності;

8. У складі перерахованих назвіть поняття, що характеризує один з принципів маркетингу.

a) товар;

b) ціна;

c) облік вимог споживача;

d) стимулювання збуту;

e) розподіл товару.

9. Який з формулювань цілей Ви віддаєте перевагу?

a) метою фірми на наступний рік є підвищення якості продукції.

b) хороша якість продукції - запорука успіху;

c) якість продукції - під постійний контроль;

d) підвищити прибутковість по кожній позиції асортименту;

e) довести частку товару на ринку до кінця року до 20%;

10. Існує пряма залежність між обсягом прибутку і контрольованою часткою ринку?

a) так, існує;

б) немає, не існує;

c) існує, якщо підприємство випускає один вид продукції;

d) існує, якщо підприємство випускає різні види продукції;

11. Виберіть серед перерахованих функції маркетингу:

a) орієнтація на комерційний успіх;

b) стимулювання збуту;

c) цінова політика;

d) комплексний аналіз зовнішнього середовища;

e) ситуаційне управління;

12. До якої функції відноситься вивчення конкурентів?

a) аналітичної;

b) виробничо-збутової;

c) управління і контролю;

13. До якої функції відноситься планування маркетингу?

a) аналітичної;

b) виробничо-збутової;

c) управління і контролю;

d) обліку.

14. До якого виду плану відноситься ситуаційний аналіз?

a) тактичного;

b) стратегічному;

c) короткостроковому;

d) довгостроковим.

15. Який план включає розробку методів стимулювання продажів?

a) довгостроковий;

b) стратегічний;

c) тактичний;

d) короткостроковий.

16. Який з варіантів планів показує правильну послідовність планування маркетингу?

a) висунення цілей, ситуаційний аналіз, стратегія, тактика, контроль;

b) ситуаційний аналіз, висування цілей, стратегія, тактика, контроль;

c) ситуаційний аналіз, висування цілей, стратегія, контроль, тактика;

d) стратегія, висування цілей, ситуаційний аналіз, тактика, контроль.

Список використаної літератури

Гаудж П. Дослідження мотивації персоналу: Визначення та підвищення рівня лояльності співробітників методом консультування / Пер. з англ., За наук. ред.. канд. економ. наук І.В.Тараненко. – Дніпропетровськ: Баланс Бізнес Букс, 2008. – 272 с.
Етика ділового спілкування : навч. посібник / за ред. Т. Б. Гриценко, Т. Д. Іщенко, Т. Ф. Мельничук. – К. : Центр учб. л-ри, 2007. – 344 с.
Єлісєєва О.К. Методи та моделі в управлінні персоналом: Монографія / О.К. Єлісєєва, О.О. Третьяк, В.В. Узунов; Під. ред. д.е.н., проф. В.М. Узунова, к.т.н. О.К. Єлісєєвої. – Дніпропетровськ: «ІМА-прес», 2006. – 188 с.
Іванов А. В. Ділове адміністрування : навчальний посібник / А.с Ст. Іванов, Е. Н. Шимутина. – М. : АПКиППРО, 2009. – 86 с.
Керрі, Б. Довідник адміністратора / Б. Керрі. - СПб.: BHV, 2012. – 432 c.
Костриця Н. М. Методика навчання студентів спілкування в управлінській діяльності : навч. посібник / Н. М. Костриця, В. І. Свистун, В. В. Ягупов – К. : Центр навч. л-ри, 2006. – 272 с.
Резнік С. Д. Організаційне поведінка : практикум / С. Д. Резнік, В. А. Ігошина. – М : Інфра-М, 2010. – 256 с.
Станек, У. Довідник адміністратора / У. Станек. – М.: Російська редакція, 2010. – 720 c.
Трофімов В. К. Ділова етика / В. К. Трофімов. – Іжевськ : ФГБОУ ВПО Іжевська ГСХА, 2012. – 352 с.
Кредісов А.І., Панченко С.Г., Кредісов В.А. Менеджмент для керівників. - К.: Т-во "Знання", КОО, 1999. - 556с.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: пер. с анг. - M.: Дело, 2000. - 704с.
Немцов В.Д., Довгань Л.Є. Стратегічний менеджмент. - К.: TOB "УВПК" ЕксОб - 2001. - 560с.
Шегда A.B. Основы менеджера: Учебное пособие. - К.: То-варисто "Знання", КОО, 1998. - 512с.

Блог викладача Полегенько Наталії Святославовни

Науково-методична діяльність

Комментариев нет:

Отправить комментарий